Options de l'add-in
Régler ce que l'add-in Outlook affiche, et ouvrir aux porteurs de carte un espace personnel pour gérer leur signature, leurs informations, leurs contacts et leurs fichiers.
Une fois l'add-in déployé, deux réglages contrôlent ce qu'il montre à vos utilisateurs. Ils se trouvent dans Intégrations → Add-in Outlook, et s'appliquent à toute l'organisation.
Ces réglages étaient auparavant dans le tiroir Réglages de la page Signatures e-mail. Ils ont été déplacés ici : ils configurent l'add-in, pas les signatures elles-mêmes.
Afficher les noms de modèles
Quand un utilisateur a plusieurs signatures attribuées, l'add-in les lui présente au choix. Activez cette option pour afficher le nom de chaque modèle sous l'aperçu : utile quand deux signatures se ressemblent visuellement.
Sans elle, l'utilisateur ne voit que les aperçus.
Lien de personnalisation
Cette option ajoute dans le panneau de l'add-in un lien vers un espace personnel. Le porteur de carte y gère lui-même ce que vous l'autorisez à gérer — sans compte ECARD à créer, et sans passer par vous.
Cochez les onglets à lui ouvrir :
| Onglet | Ce que l'utilisateur peut faire |
|---|---|
| Choix de la signature par défaut | Choisir la signature insérée automatiquement, en interne et en externe, indépendamment de l'ordre de priorité que vous avez défini |
| Modification de ses données de profil | Mettre à jour sa fiche : coordonnées, poste, photo, réseaux sociaux |
| Accès à sa page de profil | Consulter sa page publique et récupérer son lien |
| Accès aux contacts générés | Consulter les contacts recueillis via sa carte et sa page de profil, et les exporter en CSV si vous l'autorisez |
| Accès à ses fichiers | Télécharger ses QR codes, sa carte de visite numérique (vCard) et ses cartes digitales |
Il faut cocher au moins un onglet : sans cela, le lien ouvrirait un espace vide, et l'enregistrement est refusé.
Une capture d'écran de la page Intégrations → Add-in Outlook avec ses deux blocs de réglages aiderait ici.
Un onglet peut ne pas apparaître
Deux onglets se masquent tout seuls quand ils n'ont rien à montrer :
- Contacts — tant qu'aucun contact n'a été recueilli.
- Page de profil — tant qu'aucun modèle de page ne cible la fiche.
Ils apparaissent d'eux-mêmes dès que la condition est remplie. Vous n'avez rien à faire.
Comment l'utilisateur accède à son espace
Le lien s'affiche dans le panneau de l'add-in, au moment de rédiger un message. Il est valable 30 minutes et régénéré à chaque ouverture du panneau : rouvrir Outlook suffit toujours à en obtenir un nouveau.
Ce qui se passe ensuite dépend de ce que vous avez ouvert :
- Choix de la signature seul — l'espace s'ouvre directement. Aucune donnée personnelle n'y est exposée : seuls les noms et aperçus de modèles déjà attribués à cette carte.
- Dès qu'un autre onglet est actif — un code de vérification est envoyé par e-mail à l'adresse de la fiche. L'utilisateur le saisit, puis accède à son espace pendant 45 minutes.
La session se prolonge tant que la page est utilisée, et se ferme après 15 minutes d'inactivité, avec un avertissement deux minutes avant.
Le code est valable 10 minutes. Après cinq codes erronés, il est détruit et il faut en demander un nouveau.
Modification des données : choisir les champs et le mode
Quand vous ouvrez l'onglet Modification de ses données de profil, deux réglages supplémentaires apparaissent. Ce sont exactement ceux du lien de modification, et ils fonctionnent de la même façon.
Le mode décide du sort des modifications :
| Mode | Ce qui se passe |
|---|---|
| Appliquer immédiatement | La fiche est mise à jour dès que l'utilisateur enregistre |
| Valider avant application | La demande arrive dans Utilisateurs → Modifications en attente, où vous la relisez champ par champ avant de l'accepter ou de la refuser |
En mode validation, la demande apparaît dans la même liste que celles issues des liens envoyés par e-mail, avec la mention Add-in Outlook à la place d'un destinataire — il n'y a pas de lien à renvoyer ni à révoquer, puisque l'utilisateur revient par l'add-in.
Un utilisateur ne peut avoir qu'une seule demande en attente à la fois. Tant que vous n'avez pas tranché la précédente, une nouvelle tentative est refusée.
Les champs : cochez ceux que l'utilisateur peut modifier. Les champs marqués d'un cadenas sont synchronisés depuis Microsoft Entra ID en mode Toujours écraser — pour les fiches concernées, une modification faite depuis l'espace sera réécrite à la prochaine synchronisation. Les fiches non synchronisées ne sont pas affectées, c'est pourquoi ces champs restent cochables. Voir Mode d'import, champ par champ.
Bon à savoir
- Les réglages valent pour toute l'organisation : il n'y a pas de réglage par utilisateur ni par groupe.
- Décocher une option la retire immédiatement, y compris pour un utilisateur dont l'espace est déjà ouvert : l'onglet disparaît au rafraîchissement suivant.
- Seuls les propriétaires et administrateurs voient et modifient ces réglages.
- L'export des contacts est une case distincte : vous pouvez laisser un utilisateur consulter ses contacts sans l'autoriser à les emporter.
Dépannage
- Le lien n'apparaît pas dans l'add-in → l'option est désactivée, aucun onglet n'est coché, ou l'add-in installé est une version antérieure à l'ajout du lien. Voir Mettre à jour l'add-in.
- « Lien expiré » après un rafraîchissement → le lien dure 30 minutes. Si la session est encore ouverte, la page continue de fonctionner ; sinon, rouvrez le panneau dans Outlook pour obtenir un lien neuf.
- L'utilisateur ne reçoit pas son code → vérifiez l'adresse e-mail de sa fiche, c'est à elle que le code est envoyé. Au-delà de cinq demandes par heure pour une même adresse, les envois sont temporairement bloqués.
- Une modification a été enregistrée puis a disparu → le champ est géré par Microsoft Entra ID en Toujours écraser, et la synchronisation l'a réécrit.
- L'onglet Contacts est absent → aucun contact n'a encore été recueilli pour cette carte.
Pour aller plus loin
- Installer l'add-in — le déploiement depuis le centre d'administration Microsoft 365
- Lien de modification — la même édition de fiche, envoyée par e-mail
- Microsoft Entra ID — quels champs la synchronisation verrouille, et pourquoi
- Créer une signature