Lien de modification
Laisser un utilisateur mettre à jour sa propre fiche, en appliquant ses modifications directement ou après validation.
Le lien de modification est un lien personnel que vous envoyez par email à un utilisateur pour qu'il mette à jour sa propre fiche — photo, poste, téléphones, réseaux sociaux… — sans avoir besoin d'un accès au tableau de bord.
C'est le moyen le plus simple de garder un annuaire à jour sans tout saisir vous-même : vous choisissez quels champs la personne peut modifier, et si ses modifications s'appliquent tout de suite ou après votre validation.
Envoyer un lien
- Ouvrez Utilisateurs et sélectionnez une ou plusieurs personnes.
- Cliquez sur Envoyer un email puis choisissez Lien de modification (le même menu sert à envoyer les cartes digitales et d'autres types de liens).
- Choisissez comment les modifications seront appliquées (voir ci-dessous).
- Cochez les champs modifiables.
- Personnalisez le message si besoin et envoyez.
Chaque personne reçoit un lien qui lui est propre et valable 7 jours.
Une capture d'écran du panneau d'envoi, avec le choix du mode et la liste des champs à cocher, aiderait ici.
Appliquer tout de suite, ou valider d'abord
Deux modes, à choisir à l'envoi :
| Mode | Ce qui se passe |
|---|---|
| Appliquer immédiatement | Les modifications sont enregistrées directement sur la fiche. Le lien reste utilisable jusqu'à son expiration. |
| Valider avant application | Les modifications sont mises en attente. Un administrateur les relit, les corrige si besoin, puis les valide ou les refuse. |
En mode validation, la soumission consomme le lien : l'utilisateur ne peut plus l'utiliser après avoir envoyé ses modifications. Sa photo, elle aussi, reste invisible sur sa carte publique tant que vous n'avez pas validé.
Le mode par défaut est Appliquer immédiatement.
Exemple
Vous demandez à 40 commerciaux de mettre à jour leur photo et leur poste avant l'impression d'une série de cartes. Choisissez Valider avant application : vous relisez chaque photo avant qu'elle ne parte à l'impression, et vous corrigez au passage un intitulé de poste mal orthographié.
Choisir les champs modifiables
Vous décidez précisément de ce que la personne peut toucher : photo, prénom, nom, poste, société, téléphones, emails, adresses, réseaux sociaux, liens personnalisés, ainsi que vos attributs personnalisés.
Les champs non cochés ne s'affichent pas dans le formulaire, et sont refusés côté serveur même si quelqu'un tentait de les forcer.
Deux cas particuliers :
- Les champs gérés par une synchronisation Microsoft Entra peuvent rester en lecture seule, quel que soit votre choix : c'est le cas lorsque le connecteur champ est en mode Toujours écraser, car la synchronisation le réécrirait de toute façon. Les champs en Compléter si vide et Ne pas importer ne sont jamais verrouillés. Voir Mode d'import, champ par champ.
- Parmi les liens personnalisés, ceux qui pointent vers un fichier de votre médiathèque s'affichent en lecture seule. L'utilisateur peut ajouter et modifier ses propres liens (URL), mais ne peut ni renommer ni supprimer un fichier que vous avez mis en place.
Relire et valider des modifications
Quand quelqu'un soumet des modifications en mode validation :
- une pastille apparaît sur l'onglet Modifications en attente de la page Utilisateurs ;
- une notification arrive dans la cloche du tableau de bord ;
- un email est envoyé à la personne qui avait envoyé le lien.
Pour traiter une demande :
- Ouvrez Utilisateurs → Modifications en attente.
- Sur la ligne au statut À valider, choisissez Examiner les modifications (ou cliquez simplement la notification).
- Lisez le récapitulatif : chaque changement s'affiche sous la forme ancienne valeur → nouvelle valeur.
- Corrigez ce que vous voulez avant d'accepter — vous pouvez modifier une valeur proposée, en supprimer une, ou en ajouter une.
- Validez (les valeurs affichées sont appliquées à la fiche) ou refusez.
Vous pouvez laisser une note interne, utile pour garder trace du motif d'un refus dans l'historique.
Une capture d'écran du panneau de relecture, montrant le récapitulatif avant/après et la photo proposée, aiderait ici.
Un refus ne rouvre pas le lien : si vous voulez laisser une nouvelle chance à la personne, renvoyez-lui un lien depuis la même liste.
Suivre les liens envoyés
L'onglet Modifications en attente liste tous les liens envoyés, avec leur statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Le lien a été envoyé, jamais ouvert. |
| Ouvert | La personne a ouvert le lien sans rien enregistrer. |
| À valider | Des modifications attendent votre décision. |
| Validé | Vous avez accepté les modifications ; elles sont sur la fiche. |
| Refusé | Vous avez refusé les modifications ; la fiche est inchangée. |
| Mis à jour | La fiche a été modifiée (mode « appliquer immédiatement »). |
| Expiré | Les 7 jours sont écoulés. |
| Révoqué | Vous avez désactivé le lien. |
Depuis cette liste vous pouvez renvoyer un lien (l'ancien est alors révoqué, et le mode comme la sélection de champs sont repris) ou révoquer un lien encore actif.
Dépannage
- La personne dit que le lien ne marche plus → il a peut-être expiré (7 jours), été révoqué, ou déjà été utilisé en mode validation. Renvoyez-lui un lien.
- Un champ n'apparaît pas dans son formulaire → il n'a pas été coché à l'envoi, ou il est géré par Microsoft Entra en « Toujours écraser ».
- La nouvelle photo n'apparaît pas sur la carte publique → c'est normal en mode validation : elle ne s'affiche qu'une fois la demande acceptée.
- Impossible de révoquer un lien → une demande est en attente de validation. Traitez-la d'abord.
- Aucun email de notification reçu → vérifiez les indésirables ; la notification reste visible dans la cloche et sur l'onglet quoi qu'il arrive.
En mode validation, rien n'est écrit sur la fiche tant que vous n'avez pas accepté — y compris la photo.
Pour aller plus loin
- Utilisateurs & rôles — qui peut gérer quoi
- Groupes, tags & entités — attributs personnalisés
- Options de l'add-in Outlook — la même édition de fiche, depuis Outlook
- Microsoft Entra — champs synchronisés
- Glossaire